Hướng Dẫn Làm Hồ Sơ Xin Visa Du Lịch Nhật Bản 2025
Hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản là bước đầu tiên và quan trọng giúp bạn hiện thực hóa hành trình khám phá xứ sở hoa anh đào. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ visa du lịch Nhật Bản không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng khả năng đậu visa ngay từ lần đầu nộp. Bài viết sau sẽ hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu để bạn tự tin hoàn thiện hồ sơ.
Hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản là gì?
Chuẩn bị hồ sơ visa du lịch Nhật Bản là bước quan trọng quyết định khả năng được cấp visa. Người mang quốc tịch Việt Nam muốn đến Nhật Bản với mục đích du lịch tự túc đều cần chuẩn bị hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản. Điều này áp dụng cho cả người đã từng đi Nhật hoặc chưa từng có lịch sử du lịch tới Nhật. Nếu không đi theo tour trọn gói, bạn sẽ phải thực hiện quy trình xin visa độc lập.
Chuẩn bị hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản cẩn thận giúp tăng khả năng được cấp visa ngay lần đầu. Nếu sai sót, bạn có thể bị từ chối, mất thời gian và lệ phí nộp hồ sơ lại. Một bộ hồ sơ hoàn chỉnh còn thể hiện sự nghiêm túc với kế hoạch du lịch và tăng tính tin cậy trước Đại sứ quán.
Các loại giấy tờ trong hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản
Phần đầu tiên trong hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản liên quan đến các giấy tờ cá nhân cơ bản, cần được chuẩn bị chính xác và đầy đủ.
Hộ chiếu và ảnh thẻ
Hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự kiến nhập cảnh vào Nhật Bản. Ảnh thẻ dùng trong hồ sơ phải có kích thước 4.5×3.5 cm, phông nền trắng, chụp rõ mặt, không đội mũ và chụp trong vòng 6 tháng gần nhất. Việc sử dụng ảnh cũ hoặc sai kích thước thường dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối xử lý.
Một số trường hợp cần chụp lại ảnh nếu ảnh cũ mờ, sai chuẩn phông hoặc có hiệu ứng từ các app chỉnh sửa. Khi nộp ảnh nên in ảnh trên giấy ảnh chất lượng cao và đảm bảo ảnh không bị gấp nếp hay có dấu mực.
Tờ khai xin visa
Tờ khai xin visa cần được điền đúng mẫu được cung cấp bởi Đại sứ quán hoặc Trung tâm VFS Global. Bạn cần điền đầy đủ thông tin như họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, địa chỉ cư trú, nghề nghiệp và lịch trình dự kiến tại Nhật. Mẫu đơn có thể viết tay hoặc điền trên máy tính, nhưng phải in ra và ký tay.
Khi hoàn thành tờ khai, chú ý không để trống thông tin quan trọng, không tẩy xóa hoặc viết sai lỗi chính tả. Tờ khai nên điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật để đảm bảo độ chính xác và dễ hiểu cho người xét duyệt hồ sơ.
Hồ sơ chứng minh nghề nghiệp và tài chính
Để được cấp visa, bạn phải thể hiện rõ ràng mình có nghề nghiệp ổn định và đủ điều kiện tài chính cho chuyến đi.
Giấy tờ chứng minh công việc
Nếu là nhân viên, bạn cần nộp hợp đồng lao động, giấy xác nhận công việc, đơn xin nghỉ phép có dấu công ty và bảng lương 3 tháng gần nhất. Người làm chủ doanh nghiệp cần cung cấp giấy phép đăng ký kinh doanh và sao kê tài khoản doanh nghiệp. Chú ý các giấy tờ nên được in trên giấy có tiêu đề công ty, đầy đủ chữ ký và dấu mộc. Những thông tin trong giấy xác nhận công việc phải rõ ràng, có nội dung xác minh bạn đang làm việc ổn định và được cho phép nghỉ để du lịch Nhật Bản.
Chứng minh tài chính
Tài chính ổn định là yếu tố then chốt để đảm bảo bạn đủ khả năng chi trả cho chuyến đi và không lưu trú quá hạn tại Nhật. Bạn cần chuẩn bị sổ tiết kiệm, sao kê tài khoản ngân hàng trong 3 tháng gần nhất với số dư tối thiểu khoảng 100 triệu đồng. Các giấy tờ này nên có dấu xác nhận của ngân hàng, in trên giấy A4 và rõ ràng về tên chủ tài khoản. Nếu có tài sản khác như sổ đỏ, xe ô tô cũng có thể bổ sung để tăng độ tin cậy cho hồ sơ.
Giấy tờ liên quan đến kế hoạch chuyến đi
Ngoài tài chính và công việc, bạn cần trình bày rõ kế hoạch du lịch để chứng minh mục đích chính đáng của chuyến đi.
Vé máy bay, xác nhận đặt phòng
Bạn cần cung cấp bản sao vé máy bay khứ hồi và xác nhận đặt phòng khách sạn tại Nhật. Đối với vé máy bay, có thể sử dụng bản đặt chỗ chưa thanh toán miễn là thể hiện ngày bay rõ ràng. Với xác nhận phòng, nên ưu tiên các nền tảng đặt phòng uy tín để có mẫu xác nhận đúng chuẩn. Tên trên đặt phòng phải trùng khớp với tên người xin visa.
Lịch trình chi tiết theo ngày
Lịch trình nên được trình bày chi tiết theo từng ngày, bao gồm nơi đến, địa điểm tham quan, thời gian di chuyển, phương tiện và địa chỉ khách sạn. Không nên lập kế hoạch quá dày đặc khiến lịch trình thiếu thực tế. Khi lập lịch trình, hãy cân đối thời gian di chuyển giữa các thành phố, tránh trùng lặp và đảm bảo có thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Việc này thể hiện bạn có chuẩn bị chu đáo và đã nghiên cứu kỹ về chuyến đi.
Địa điểm và chi phí nộp hồ sơ xin visa uy tín
Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, bước tiếp theo là nộp hồ sơ tại nơi tiếp nhận phù hợp với khu vực cư trú.
Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc VFS Global
Tùy theo tỉnh thành đang sinh sống, bạn cần xác định nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Nhật Bản ở Hà Nội, Tổng lãnh sự quán tại TP.HCM hoặc Trung tâm VFS Global. Các khu vực từ Đà Nẵng trở ra Bắc thường nộp tại Hà Nội, còn khu vực miền Nam nộp tại TP.HCM. Nếu chọn nộp qua VFS Global, bạn cần đặt lịch hẹn trước và mang hồ sơ tới địa chỉ trung tâm tiếp nhận hồ sơ. Nhân viên sẽ kiểm tra hồ sơ và nhận lệ phí theo quy định.
Lệ phí xin visa du lịch Nhật Bản
Mức phí xin visa du lịch Nhật Bản thông thường dao động từ 520.000 VNĐ đến 1.030.000 VNĐ tùy loại visa. Nếu nộp hồ sơ qua VFS, bạn cần đóng thêm phí dịch vụ từ 300.000 VNĐ đến 400.000 VNĐ. Lưu ý lệ phí cần thanh toán bằng tiền mặt, đúng mệnh giá và không hoàn lại nếu hồ sơ bị từ chối. Vì vậy, hãy đảm bảo mọi giấy tờ của bạn đã hoàn thiện trước khi nộp hồ sơ.
Nên nộp hồ sơ trước bao lâu?
Bạn nên nộp hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản ít nhất từ 3 đến 4 tuần trước ngày khởi hành. Thời gian này đủ để xử lý hồ sơ, giải quyết các yêu cầu bổ sung và sắp xếp lịch trình cụ thể. Việc nộp quá sớm hoặc quá muộn đều có thể ảnh hưởng tới kế hoạch. Nộp đúng thời điểm sẽ giúp bạn chủ động hơn và tránh áp lực chờ kết quả.
Danh sách cần kiểm tra nhanh trước khi nộp hồ sơ
Trước khi mang hồ sơ đi nộp, hãy dành thời gian rà soát lại tất cả giấy tờ theo danh sách dưới đây để đảm bảo bạn không bỏ sót chi tiết quan trọng nào.
- Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng
- Ảnh thẻ đúng kích thước, rõ mặt, nền trắng
- Tờ khai xin visa điền đầy đủ, ký tên đúng chỗ
- Giấy tờ công việc, tài chính, lịch trình, đặt vé, đặt phòng đầy đủ
- Các giấy tờ photo rõ nét, bản gốc đi kèm
- Sắp xếp hồ sơ khoa học, có phân loại theo mục
- Kiểm tra kỹ các thông tin cá nhân trên mọi giấy tờ
- Đảm bảo không thiếu bất kỳ loại giấy tờ nào trong danh sách
Việc chuẩn bị hồ sơ xin visa du lịch Nhật Bản đòi hỏi sự chính xác, đầy đủ và kỹ lưỡng ở từng bước. Từ giấy tờ cá nhân, chứng minh tài chính đến lịch trình chuyến đi, mọi yếu tố đều góp phần tăng tỷ lệ đậu visa. Hy vọng bài viết giúp bạn tự tin hoàn thiện hồ sơ và sẵn sàng cho hành trình khám phá đất nước mặt trời mọc. Nếu còn băn khoăn, hãy gửi tin nhắn cho EsimTravels để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác nhất!